Six Sigma

Six Sigma adalah suatu metodologi bisnis yang bertujuan untuk meningkatkan nilai-nilai kapabilitas dari suatu aktivitas proses bisnis. Proses adalah sesuatu yang dimulai dari perencanaan, design, produksi sampai dengan fungsi-fungsi konsumen (kebutuhan, keinginan, dan eksperimen).

Six Sigma dimulai oleh Motorola ditahun 1980-an dimotori oleh salah seorang engineer bernama Bill Smith atas dukungan penuh CEO-nya Bob Galvin. Secara bahasa pengertiann Six Sigma adalah sebagai berikut :

§  Six yang artinya enam

§  Sigma yang merupakan simbul dari standar deviasi, dan biasa dilambangkan dengan σ.

Six Sigma merupakan sebuah metodologi terstruktur untuk memperbaiki proses yang difokuskan pada usaha mengurangi variasi proses (process variances) sekaligus mengurangi cacat (produk/jasa yang diluar spesifikasi) dengan menggunakan statistik dan problem solving tools secara intensif. Tujuan Six Sigma menurut Anang Hidayat dalam bukunya yang berjudul “Strategi Six Sigma” adalah untuk meningkatkan kinerja bisnis dengan mengurangi berbagai variasi proses yang merugikan, mereduksi kegagalan-kegagalan produk/proses, menekankan cacat-cacat produk, meningkat keuntungan, mendongkrak moral personil/karyawan, dan meningkatkan kualitas produk pada tingkat yang maksimal.

Ada enam komponen utama konsep Six Sigma sebagai strategi bisnis (Pande, Peter. 2000):

1.      Benar-benar mengutamakan pelanggan: seperti kita sadari bersama, pelanggan bukan hanya berarti pembeli, tapi bisa juga berarti rekan kerja kita, team yang menerima hasil kerja kita, pemerintah, masyarakat umum pengguna jasa, dll.

2.      Manajemen yang berdasarkan data dan fakta: bukan berdasarkan opini, atau pendapat tanpa dasar.

3.      Fokus pada proses, manajemen dan perbaikan: Six Sigma sangat tergantung kemampuan kita mengerti proses yang dipadu dengan manajemen yang bagus untuk melakukan perbaikan.

4.      Manajemen yang proaktif: peran pemimpin dan manajer sangat penting dalam mengarahkan keberhasilan dalam melakukan perubahan.

5.      Kolaborasi tanpa batas: kerja sama antar tim yang harus mulus.

6.      Selalu mengejar kesempurnaan.

Six Sigma sebagai program kualitas juga sebagai tool untuk pemecahan masalah. Six sigma menekankan aplikasi tool ini secara metodis dan sistematis yang akan dapat menghasilkan terobosan dalam peningkatan kualitas. Metodologi yang sistematis ini bersifat generik sehingga dapat diterapkan baik dalam industri manufaktur maupun jasa.

Six Sigma juga dikatakan sebagai metode yang berfokus pada proses dan pencegahan cacat (defect) (Snee, 1999). Pencegahan cacat dilakukan dengan cara mengurangi variasi yang ada di dalam setiap proses dengan menggunakan teknik-teknik statistik yang sudah dikenal secara umum.

Keuntungan dari penerapan Six Sigma berbeda untuk tiap perusahaan yang bersangkutan, tergantung pada usaha yang dijalankannya. Biasanya Six Sigma membawa perbaikan pada hal-hal berikut ini (Pande, Peter. 2000):

1.      Pengurangan biaya

2.      Perbaikan produktivitas

3.      Pertumbuhan pangsa pasar

4.      Retensi pelanggan

5.      Pengurangan waktu siklus

6.      Pengurangan cacat

7.      Pengembangan produk / jasa

Kelebihan-kelebihan yang dimiliki Six Sigma dibanding metode lain adalah:

1.      Six Sigma jauh lebih rinci daripada metode analisis berdasarkan statistik. Six Sigma dapat diterapkan di bidang usaha apa saja mulai dari perencanaan strategi sampai operasional hingga pelayanan pelanggan dan maksimalisasi motivasi atas usaha.

2.      Six Sigma sangat berpotensi diterapkan pada bidang jasa atau non manufaktur disamping lingkungan teknikal, misalnya seperti bidang manajemen, keuangan, pelayanan pelanggan, pemasaran, logistik, teknologi informasi dan sebagainya.

3.      Dengan Six Sigma dapat dipahami sistem dan variabel mana yang dapat dimonitor dan direspon balik dengan cepat.

4.      Six Sigma sifatnya tidak statis. Bila kebutuhan pelanggan berubah, kinerja sigma akan berubah.

Secara harfiah, Six Sigma (6σ) adalah suatu besaran yang bisa kita terjemahkan secara gampang sebagai sebuah proses yang memiliki kemungkinan cacat (defects opportunity) sebanyak 3.4 buah dalam satu juta produk/jasa. Ide dasar dari prinsip-prinsip Six Sigma merupakan pengembangan dari 3-sigma Statistical Quality Control, dan rata-rata waktu yang dibutuhkan oleh perusahaan kelas dunia untuk beralih dari tingkat operasional 3-sigma (66.738 DPMO) menjadi tingkat operasional 6-sigma (3.4 DPMO) adalah sekitar 10 tahun., yang berarti harus terjadi peningkatan sekitar 66.807/3.4 = 19.649 kali selama 10 tahun atau rata-rata sekitar  “1965 peningkatan”  setiap tahun.

Pendekatan pengendalian proses Six Sigma yang dikembangkan Motorola mengizinkan adanya pergeseran nilai rata-rata (mean) setiap CTQ individual dari proses industri terhadap nilai spesifikasi target (T) sebesar  ± 1,5 sigma, sehingga akan menghasilkan 3,4 DPMO. Dengan demikian berdasar konsep ini, berlaku toleransi penyimpangan μ = T ± 1,5σ. Hal tersebut dapat dilihat pada gambar berikut:

 Angka sigma merupakan sebuah simbol yang digunakan dalam notasi statistk untuk menunjukkan standart deviasi dari suatu populasi. Angka  sigma (σ) sendiri seringkali dihubungkan dengan kemampuan proses yang terjadi terhadap produk yang diukur dengan defect per million opportunities (DPMO). Sumber dari defect atau cacat hampir selalu dihubungkan dengan variasi, misalnya variasi material, prosedur, perlakuan proses.

Dalam penerapannya secara global, ada beberapa tahapan yang harus dilakukan agar dapat mencapai target pengendalian dan peningkatan kualitas dengan Six Sigma. Secara umum tahapan-tahapannya adalah sebagai berikut :

1.      Define

Tahap ini merupakan langkah operasional pertama dalam program peningkatan kualitas Six Sigma. Adapun  yang dilakukan pada tahap ini adalah (Gaspersz, 2002) :

1)      Pemilihan proyek terbaik berdasarkan pada identifikasi proyek yang sesuai dengan kebutuhan, kapabilitas, dan tujuan perusahaan.

2)      Mendefinisikan peran orang-orang yang terlibat dalam proyek Six Sigma.

3)      Mendefinisikan proses kunci dan pelanggan. 

2.      Measure

Merupakan langkah operasional kedua dalam program peningkatan kualitas Six Sigma yang bertujuan untuk mengidentifikasi pengukuran utama dari efektivitas dan efisiensi dan menerjemahkannya kedalam konsep Six Sigma. Terdapat tiga hal pokok yang harus dilakukan, yaitu (Gaspersz, 2002) :

1)      Menetapkan karakteristik kualitas kunci (CTQ). Dalam malaksanakan pengukuran karakteristik kualitas harus memperhatikan aspek internal dan aspek eksternal dari organisasi. Asperk internal dapat berupa tingkat kecacatan produk, biaya-biaya karena kualitas jelek (Cost of poor quality/COPQ) seperti rework. Sedangkan aspek eksternal dapat berupa kepuasan pelanggan, pangsa pasar, dll.

2)      Mengembangkan suatu rencana pengumpulan data melalui pengukuran yang dapat dilakukan pada tingkat proses, output, dan/atau outcome (data atribut, data variabel)

3)      Mengukur kinerja sekarang (current performance) pada tingkat proses, output, dan/atau outcome untuk ditetapkan sebagai baseline kinerja pada awal proyek Six Sigma (DPMO, seven tools : control chart).

3.      Analyze

Analyze merupakan langkah operasional ketiga dalam peningkatan kualitas Six Sigma. Tahap ini meliputi :

1)      Menentukan stabilitas dan kapabilitas proses

       Pada analisis kapabilitas proses yang menggunakan data variable dimana memiliki data continue dan datanya diperoleh sebagai hasil pengukuran.

2)      Mengidentifikasi sumber-sumber dan akar penyebab kecacatan atau kegagalan

Dalam proyek Six Sigma dibutuhkan identifikasi masalah secara tepat, menemukan sumber akar penyebab dari suatu masalah kualitas dan mengajukan ssolusi masalah yang efektif dan efisien. Sedangkan untuk mendapatkan akar penyebab dari suatu masalah, diperlukan prinsip yang berkaitan dengan hukum sebab akibat.

3.      Improve

Pada tahap ini dirancang solusi dalam melakukan pengendalian dan peningkatan kualitas dengan Six Sigma pada layanan yang paling kritis itu berupa usulan perbaikan kualitas bagi setiap CTQ potensial sehingga diharapkan dapat meningkatkan performansi kualitas layanan tersebut dengan meningkatnya nilai DPMO dan tingkat kapabilitas Sigma.

Improve merupakan fase meningkatkan  proses (x) dan menghilangkan sebab-sebab cacat. Pada fase sebelumnya yaaitu, fase measure kita telah menetapkan variable faktor (x) untuk masing-masing variable respon (y). Dan pada fase ini, kita memilih strategi peningkatan variable faktor.

4.      Control

Merupakan tahap operasional terakhir dalam pengendalian dan peningkatan kualitas dengan Six Sigma. Pada tahap ini akan dibuat lembar control yang digunakan untuk mengendalikan proses atau layanan pada saat implementasi sehingga dapat tercapai target Six Sigma. Hasil-hasil implementasi tersebut didokumentasikan dan disebarluaskan, praktek-praktek terbaik yang sukses dalam peningkatan performansi kualitas layanan distandardisasikan dan disebarluaskan, prosedur-prosedur didokumentasikan dan dijadikan pedoman standar kerja. Selanjutnya pengendalian dan peningkatan kualitas dengan Six Sigma pada layanan atau proses lain ditetapkan sebagai layanan atau proses baru yang harus ditingkatkan melalui siklus DMAIC. Melalui cara ini maka akan terjadi peningkatan kualitas yang terintegrasi, pembelajaran, dan sharing atau transfer pengetahuan-pengetahuan baru dalam organisasi.