Business Process Improvement

Business Process Improvement (BPI) adalah kerangka sistematis yang dibangun untuk membantu organisasi dalam membuat kemajuan yang signifikan dalam pelaksanaan proses bisnisnya. BPI memberikan suatu sistem yang akan membantu dalam proses penyederhanaan (streamlining) proses bisnis, dengan memberi jaminan bahwa pelanggan internal dan eksternal dari organisasi akan mendapatkan output yang lebih baik (Harrington, 1991). Perbaikan suatu proses bisnis secara berkelanjutan memiliki sasaran sebagai berikut (Harrington, 1991) :

1.      Membuat proses lebih efektif, memperoleh hasil sesuai dengan yang diinginkan

2.    Membuat proses lebih efisien, meminimasi sumber daya yang diperlukan.

3.      Membuat proses lebih adaptif, dapat beradaptasi terhadap perubahan kebutuhan konsumen.

Ada 13 tool yang dipakai dalam melakukan penyederhanaan (Harrington, 1991) :

1.      Bureaucracy elimination (eliminasi birokrasi), yaitu menghilangkan tugas administrasi, penggunaan kertas kerja yang tidak perlu.

2.      Duplication elimination (eliminasi duplikasi), yaitu menghilangkan suatu kegiatan serupa yang terjadi pada suatu bagian dari proses yang berbeda.

3.      Value-added assessment (evaluasi nilai tambah), yaitu mengevaluasi setiap kegiatan dalam proses bisnis untuk menentukan kontribusinya pada kebutuhan pelanggan.

4.      Simplification, yaitu mengurangi kompleksitas suatu proses.

5.      Process cycle time reduction (pengurangan waktu perputaran proses), yaitu menentukan cara untuk mengurangi waktu siklus dan meminimasi ongkos penyimpanan.

6.      Error proofing (pencegahan kesalahan), yaitu menciptakan kondisi sehingga sulit untuk membuat kesalahan.

7.      Up grading, yaitu membuat tingkat efektivitas lebih tinggi untuk meningkatkan performansi dalam proses bisnis.

8.      Simple language (penyederhanaan bahasa), yaitu mengurangi kompleksitas terhadap cara-cara penulisan dan berbicara, membuat dokumen lebih mudah untuk dimengerti oleh pemakainya.

9.      Standardization (standardisasi), yaitu memilih salah satu cara pembakuan dalam melakukan aktivitas

10.  Supplier partnership (peningkatan kualitas input), yaitu meningkatkan kualitas input, karena output proses mempunyai ketergantungan yang tinggi terhadap kualitas input proses yang diterima.

11.  Big picture improvement (pengembangan secara global), yaitu teknik yang digunakan jika kesepuluh peralatan penyederhanaan di atas tidak memberikan hasil yang diinginkan. Hal ini didesain untuk membantu pihak manajemen mencari cara kreatif untuk mengubah proses secara drastis.

12.  Pengubahan  urutan operasi, yaitu urutan operasi yang ada ditinjau lagi dan dilakukan perubahan urutannya untuk mengoptimalkan sumber daya, waktu dan biaya.

13.  Automation and/or mechanization (otomatisasi dan/atau mekanisasi), yaitu penerapan peralatan dan komputer pada pekerjaan yang membosankan dan rutin, sehingga kegiatan tersebut dikurangi untuk membebaskan pekerja dalam melakukan lebih banyak kegiatan kreatif.