Plan Do Check Act

Langkah-langkah PDCA (5 langkah; GEMI, 1993) adalah:

1. Plan, mengidentifikasi pelanggan, kebutuhan konsumen, dan seberapa baik sistem anda menyediakan hasil yang memenuhi kebutuhan mereka. Membangun rencana perbaikan anda pada data dan pengukuran

• Mengerti gap antara harapan pelanggan dan apa yang kita kirimkan

• Mengatur prioritas untuk menutup gap

• Mengembangkan rencana aksi untuk menutup gap

2. Do, mengikuti rencana anda. Menghindari memasukkan perubahan pada tahap ini.

• Mengimplementasikan perubahan2x

• Mengumpulkan data untuk menentukan jika gap telah terisi

3. Check, mengamati dan mengukur efek perubahan yang anda masukkan, terutama pada skala pilot kecil untuk meminimalkan gangguan. Gunakan perangkat statistik jika mungkin untuk mengukur hasil untuk menentukan apakah akan membuktikan atau tidak membuktikan hipotesa anda. Mengamati efek perubahan atau menguji :

• dengan menganalisa data dan

• 'pinpoint' masalah (cari sumber masalah sebenarnya)

4. Aksi, mempelajari hasil. Merencanakan kembali sistem untuk merefleksikan pembelajaran

• Merubah standar2x

• Mengkomunikasikannya secara luas

• 'retrain' (latih kembali hal-hal yang dirasa kurang)

5. Ulangi dari langkah 1 dengan akumulasi pengetahuan yang diperoleh. Lanjutkan siklus tersebut, dengan mengirimkan kualitas yang lebih besar dari proses yang lebih meningkat. Sistem yang stabil adalah yang kinerjanya dapat diprediksi. Sistem ini dapat dicapai dengan menghilangkan, satu-persatu, penyebab khusus dari masalah, yang cara terbaik pendeteksiannya adalah dengan sinyal statistik (Deming, 1982).

Siklus PDCA adalah metoda sistematis untuk perbaikan proses terus-menerus didasarkan pada prinsip bahwa anda perlu mengerti situasi atau proses sebelum dapat memperbaikinya. Anggota tim harus dilatih untuk mengapresiasi pentingnya fase perencanaan dan  pemeriksaan dalam siklus tersebut; secara total, siklus PDCA adalah perubahan penting dalam pemikiran organisasional yang menekankan aksi berbasis data.